RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które obowiązuje od 28 maja 2018 roku, zmieniło funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw w różnych branżach, w tym tłumaczy. Związane jest z nowymi procedurami, które muszą być wdrożone i przestrzegane. Zobowiązana do tego jest każda firma, niezależnie czy działa w sektorze prywatnym, czy publicznym. A jakie ma to znaczenie dla przekładu tekstów?

RODO w biurze tłumaczeń – wdrożenie i przestrzeganie nowych zasad

Wdrożenie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych ma związek z regulacjami unijnymi, których nieprzestrzeganie wiąże się z dużymi karami finansowymi. RODO dotyczy zarówno małych, średnich jak i dużych firm, korporacji, ale również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Oznacza to, że każdy tłumacz, niezależnie czy pracuje sam na własny rachunek, czy prowadzi kancelarię lub biuro, musi przygotować i wdrożyć procedury, których zadaniem jest ochrona danych, z jakimi ma on kontakt.

Głównym zadaniem jest stworzenie wewnętrznych procedur, które określa się Polityką Ochrony Danych Osobowych. Wszystkie zatrudnione osoby, jak również sami klienci, muszą się z nią zapoznać i zaakceptować zawarte w niej regulacje. Biuro tłumaczeń ma kontakt z rozmaitymi danymi, więc jest to szczególnie ważne, aby były one przetwarzane w określony sposób.

Warto podkreślić, że ustawa o zawodzie tłumacza narzuca na niego obowiązek zachowania tajemnicy, co oznacza, że dane osobowe nie mogą być udostępniane na prośbę jakiegoś organu, choć w pewnych przypadkach tak (czasem dopiero po postanowieniu sądowym o zwolnieniu z tajemnicy).

Jakie dane chroni RODO w biurze tłumaczeń?

Wewnętrzne dokumenty wskazują na sposoby i cele przetwarzania danych, określając, po co są zbierane (dane kontaktowe do przesłania zapytania lub gotowego tłumaczenia), kto jest ich odbiorcą i do czego biuro je wykorzystuje.

Niezwykle ważną kwestią jest zabezpieczenie umów z klientem, tłumaczonych dokumentów, a także repertorium tłumacza przysięgłego przed osobami niepowołanymi: administracją, tłumaczami innych języków, osobami postronnymi. Dotyczy to zarówno dokumentów w formie papierowej (muszą być przechowywane w szafkach z zamkiem), jak i cyfrowej (komputer musi mieć odpowiednie oprogramowanie uniemożliwiające przejęcie danych). Należy jednak zaznaczyć, że są organy kontrolne uprawnione do weryfikacji prawidłowego prowadzenia danych, co siłą rzeczy może doprowadzić do wglądu inspektora w dane dot. zlecających.